Vad ska en bostadsrättsförening kräva av sin trädgårdsentreprenör?
Av Service Plus Stockholm AB5 min läsning
Kort svar
Vad ska en bostadsrättsförening kräva av sin trädgårdsentreprenör?
Styrelsen bör kräva registrerat F-skattebevis, giltig ansvarsförsäkring som täcker skador på fastighet och personer, minst två referenser från liknande föreningar samt ett skriftligt avtal där omfattning, frekvens, pris och uppsägningstid framgår tydligt. Lika viktigt är en fast kontaktperson med rimlig svarstid, rutiner för hur tilläggsarbete beställs och prissätts, och att entreprenören har egen maskinpark så att arbetet inte beror på inhyrd personal. Be alltid om offerten skriftligt innan arbetet startar och stäm av att avfallshantering ingår eller faktureras separat, eftersom bortforsling inte ger RUT-avdrag.
Vilka grundkrav bör styrelsen ställa innan avtal skrivs?
Innan styrelsen skriver under ett avtal bör den begära att entreprenören är registrerad för F-skatt, eftersom det avgör hur fakturan ska hanteras skattemässigt och visar att företaget bedriver näringsverksamhet på rätt sätt. Styrelsen bör också be om bevis på ansvarsförsäkring som täcker skador på fastighet, bilar och personer, eftersom arbete med motorsåg, häcksax och tunga maskiner på en gård alltid innebär en viss risk.
Referenser från andra bostadsrättsföreningar eller fastighetsbolag ger en bättre bild än prislistan ensam. Fråga gärna om hur länge entreprenören haft uppdraget hos referensen och om de bytt omfattning eller frekvens under tiden, det visar hur flexibelt samarbetet fungerar i praktiken.
- Giltigt F-skattebevis
- Ansvarsförsäkring som täcker fastighet, fordon och personskada
- Minst två referenser från jämförbara uppdrag, gärna BRF eller samfällighet
- Egen maskinpark och egen personal, inte enbart underentreprenörer
- Erfarenhet av just flerfamiljshus och gemensamma ytor
Hur ska ansvar och kontaktvägar regleras i avtalet?
Ett bra avtal pekar ut en namngiven kontaktperson hos entreprenören som styrelsen eller en förvaltare kan nå direkt, i stället för en generell kundtjänst. Det gör det enklare att snabbt få svar om något behöver ändras, exempelvis att en gräsklippning behöver flyttas inför en föreningsstämma på gården.
Avtalet bör också ange en rimlig svarstid för förfrågningar och en tydlig rutin för vem som avgör om ett jobb avviker från det avtalade, till exempel om ett träd visar sig vara sjukt och behöver fällas utöver den vanliga skötseln.
Vad bör avtalet säga om skador och garantier?
Fråga vad som gäller om en gräsmatta eller rabatt skadas av misstag, till exempel av en maskin som kör fel eller en kemikalie som används felaktigt. Ett seriöst företag har en process för att anmäla skadan till sin försäkring och åtgärda den utan att föreningen behöver driva frågan själv.
Be också om skriftlig bekräftelse på att borttaget trädgårdsavfall verkligen körs till godkänd mottagningsstation, det är relevant både för föreningens miljöansvar och för att avfallshantering inte ger RUT-avdrag och därför ska redovisas separat på fakturan.
Hur ska tilläggsarbete och prisändringar hanteras?
De flesta avtal täcker ett visst antal besök per säsong med en given omfattning, men verkligheten på en gård ändras, ett träd kan blåsa ner eller en häck växa snabbare ett regnigt år. Kräv att avtalet beskriver hur extra arbete beställs, vem som godkänner det och hur det prissätts innan det utförs, så att fakturan aldrig blir en överraskning.
Be också om att eventuella prisjusteringar mellan säsonger meddelas skriftligt i god tid, med motivering, i stället för att dyka upp på nästa faktura.
- Skriftlig beställning av tilläggsarbete innan det utförs
- Tydligt pris eller timpris för arbete utanför avtalet
- Prisjusteringar aviseras skriftligt inför ny säsong
- En person i föreningen som har mandat att godkänna tillägg
Hur följer styrelsen upp att avtalet hålls?
Ett årligt eller halvårsvis avstämningsmöte med entreprenören ger styrelsen chans att gå igenom vad som fungerat, vad som behöver ändras och om frekvensen på till exempel gräsklippning eller häckklippning ska justeras inför nästa period. Många föreningar ber också om en enkel loggbok eller sms-bekräftelse varje gång ett besök genomförts, så att det finns dokumentation om något ifrågasätts senare.
Det är klokt att be om en kontaktperson som också kan rycka in vid akuta situationer, som ett nedfallet träd efter storm, utan att det kräver en helt ny upphandling.
Så arbetar Service Plus med bostadsrättsföreningar
Service Plus Stockholm AB tecknar skötsel- och helårsavtal med bostadsrättsföreningar, samfälligheter och fastighetsbolag i hela Storstockholm, ofta för samma gårdar år efter år. Innan avtal skrivs går vi igenom gården tillsammans med styrelsen, lämnar en kostnadsfri offert med tydligt pris eller timpris och går igenom vad som ska ingå, hur ofta och vad som räknas som tilläggsarbete.
Vi har egen utrustning och egen personal, kör bort allt trädgårdsavfall till godkänd mottagning och har en fast kontaktperson för varje förening. Privatpersoner som har eget trädgårdsarbete vid sidan av föreningens avtal får RUT-avdrag på upp till 50 % av arbetskostnaden, som dras direkt på fakturan. Kontakta oss för en kostnadsfri offert inom 24 timmar.
Vanliga följdfrågor
Ger RUT-avdrag för en bostadsrättsförenings gemensamma trädgårdsskötsel?
Nej, RUT-avdraget gäller bara arbete åt privatpersoner i egen bostad, inte arbete som en förening beställer för gemensamma ytor. Enskilda medlemmar kan dock använda RUT för arbete på sin egen uteplats eller balkong om det avtalas separat.
Måste entreprenören visa F-skattebevis innan vi skriver avtal?
Ja, det bör alltid begäras skriftligt innan avtal tecknas, eftersom det påverkar hur fakturan hanteras och visar att företaget är registrerat för näringsverksamhet. Service Plus Stockholm AB lämnar F-skattebevis och försäkringsbevis i samband med offert.
Vad händer om entreprenören inte utför det avtalade arbetet?
Avtalet bör ange en tydlig rutin för reklamation, exempelvis att styrelsen kontaktar den namngivna kontaktpersonen inom en viss tid och att bristen åtgärdas utan extra kostnad. Om detta saknas i avtalet bör styrelsen kräva att det läggs till innan avtal skrivs.
Bör föreningen begära referenser innan upphandling?
Ja, minst två referenser från jämförbara uppdrag, gärna andra bostadsrättsföreningar, ger en bättre bild av hur entreprenören hanterar både planerat arbete och oväntade situationer än offerten ensam.
